شرکت‌های پستی، در شرایط بحران، به‌ویژه در دوران جنگ با چالش‌های شدید عملیاتی، امنیتی و منابع‌انسانی مواجه می‌شوند. حفظ تداوم خدمات پستی که نقش مهمی در ارتباطات، انتقال اسناد حیاتی، کمک‌رسانی و پشتیبانی لجستیکی دارد، نیازمند برنامه‌ریزی جامع و سیستماتیک است. وقوع جنگ به‌عنوان یکی از شدیدترین بحران‌های بشری، زیرساخت‌ها و سازمان‌ها را با تهدیدهایی جدی مواجه می‌کند. در چنین شرایطی، شرکت‌های پستی که یکی از ستون‌های اصلی ارتباط و توزیع کالا در هر کشور محسوب می‌شوند، با مسئولیت مضاعفی برای حفظ خدمات روبرو هستند. برای مقابله با چنین چالش‌هایی، سازمان‌ها به ابزارهای مدیریت بحران و تداوم عملیات نیاز دارند که یکی از مهمترین آنها، برنامه‌ریزی تداوم کسب‌وکار (Business Continuity Planning) است که به آن BCP نیز می‌گویند.
برنامه‌ریزی تداوم کسب‌وکار چیست و چه کاربردهایی دارد؟
طبق استاندارد ISO22301:2019، برنامه‌ریزی تداوم کسب‌وکار، فرایندی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند چگونه در بحران‌ها و هنگام اختلال، واکنش نشان دهند. این استاندارد، به از سرگیری سریع و رسیدن به سطح از پیش تعریف‌شده‌ای از عملیات کمک می‌کند.
به‌طور خلاصه، چهارچوب‌های اصلی برنامه‌ریزی تداوم کسب‌وکار را می‌توان به ۶ قسمت تقسیم کرد که عبارتند از:
• تحلیل تأثیر کسب‌وکار (Business Impact Analysis – BIA): شناسایی فرایندهای حیاتی سازمان و اثر اختلال در آنها.
• ارزیابی ریسک (Risk Assessment): شناسایی تهدیدات و آسیب‌پذیری‌های محتمل و تخمین احتمال و پیامد آنها.
• راهبردهای تداوم کسب‌وکار (Business Continuity Strategies): تعیین راهکارهایی برای اطمینان از ادامه فعالیت‌ها در زمان بحران (مثل استفاده از پشتیبان‌های فنی، سایت جایگزین و غیره).
• برنامه‌های پاسخ و بازیابی (Response & Recovery Plans): رویکردی مرحله‌ای برای پاسخ‌دهی سریع، بازیابی عملیات و کاهش زمان توقف.
• آزمایش و تمرین (Testing & Exercises): بررسی کارایی برنامه‌ها با شبیه‌سازی و تمرین‌های دوره‌ای.
• بازنگری و بهبود مستمر (Review & Improvement): به‌روزرسانی برنامه تداوم کسب‌وکار، پس از تغییرات سازمانی یا آزمون برنامه‌ها.
آسیب‌های احتمالی جنگ به شرکت‌های پستی و راهکار رهایی از آنها
در ادامه به تهدیدهای احتمالی و راهکارهایی می‌پردازم که شرکت‌های پستی برای ادامه حیات در شرایط جنگی به آن نیاز دارند تا کمترین آسیب را ببینند و همزمان بتوانند خدمات قابل قبولی را به کاربران خود ارائه کنند. با توجه به تجربه‌ای که داشته‌ایم، مهمترین تهدید جنگ برای شرکت‌های پستی که چالشی جدی برای این کسب‌وکارها ایجاد می‌کند، تهدید زیرساخت‌های فیزیکی شرکت‌های خدمات‌دهنده پستی است. اکثر هاب‌های اصلی ارائه‌دهنده خدمات پستی در شهرهای بزرگ و در داخل بافت شهری قرار دارند که در زمان وقوع جنگ، آسیب‌پذیری آنها افزایش می‌یابد. در صورتی که شرکت‌های پستی هاب‌های اصلی و فضاهای عملیاتی خود را در حاشیه شهرها ایجاد کنند، می‌توانند از حاشیه امن بیشتری برخوردار شوند. در چنین شرایطی، احتمال آسیب به زیرساخت‌های فیزیکی کاهش می‌یابد.
یکی دیگر از موضوعاتی که در دوران جنگ، کسب‌وکارهای لجستیکی را به چالش می‌کشد، تغییر ساختار منابع انسانی به‌خصوص در بخش‌های عملیاتی است. با وقوع جنگ ما شاهد ترک کار، مهاجرت یا کوچ اجباری کارکنان و از سوی دیگر فشارهای روانی و بی‌انگیزگی آنها هستیم. شرکت‌های پستی با تمهیداتی نظیر دورکاری کارکنان بخش‌های غیرعملیاتی و شیفت‌بندی کارکنان واحدهای عملیاتی و ارائه مشاوره‌های تخصصی روانشناختی و رفع حداقل نیازهای مالی کارکنان، می‌توانند این شرایط بحرانی را در حد قابل قبولی کنترل کنند.
همچنین، واحد منابع انسانی شرکتها باید پیش از وقوع چنین حوادثی، بستری را برای ارتباط موثر و پایدار با کارکنان ایجاد کرده باشد. بستری که اطلاعیه‌های شرکت در آن قرار می‌گیرد و همه‌ی کارکنان را از وقایع مطلع می‌کند. در دسترس بودن شماره تلفن همراه کارکنان به‌منظور ارسال پیامک و یا ایجاد گروه در شبکه‌های اجتماعی را می‌توان از جمله راهکارهای پیشنهادی در این خصوص دانست.
با توجه به وابستگی روزافزون کسب‌وکارها به بستر اینترنت، هرگونه قطعی و عدم‌دسترسی مناسب به این مهم و حملات سایبری به زیرساخت‌های آن، می‌تواند باعث مشکلات بسیاری از جمله اختلال در فرایند دریافت، رهسپاری، ردیابی و توزیع مرسولات شود. این مشکل از یک سو باعث کاهش سطح اعتماد عمومی مشتریان و سردرگمی آنها می‌شود و از سوی دیگر ممکن است ضررهای مالی جبران‌ناپذیری را به شرکت وارد کند. شرکتها با قراردادن سرورهای اطلاعات خود به‌صورت داخلی و ایجاد فایروال‌های کارآمد می‌توانند در صورت عدم دسترسی به اینترنت جهانی و حملات سایبری، به‌صورت پایدار خدمات‌رسانی انجام دهند.
همچنین شرکت های پستی باید زیرساخت سنتی خود را نیز در دسترس داشته باشند تا در صورت عدم دسترسی به اینترنت بتوانند فرایندهایشان را به‌صورت دستی انجام دهند. استفاده از زیرساخت‌های USSD نیز به عنوان یکی‌دیگر از راهکارها برای رهگیری بارنامه‌ها پیشنهاد می‌شود.
حفظ قدرت مالی شرکت‌های پستی در زمان جنگ از اهمیت زیادی برخوردار است. در این زمان، با توجه به کاهش داد و ستد و بی‌ثباتی بازار، شاهد کاهش ارسال مرسولات در سطح کشوری و به‌تبع آن، افت درآمد شدید شرکتها را شاهد خواهیم بود. باز طراحی مسیرهای ارسال مرسولات با هدف اطمینان از بهینه بودن آنها، مذاکره با شرکت‌های طرف قرارداد برای بررسی نحوه پرداخت صورتحساب‌ها و تمرکز بر ارائه سرویس‌های حیاتی و درآمدزا، می‌تواند در مدیریت نقدینگی و قدرت مالی شرکتها نقش تعیین‌کننده‌ای داشته باشد. بدیهی است که در شرایط بحرانی مانند جنگ، شرکت‌های پستی با مجموعه‌ای گسترده از تهدیدها و چالش‌ها روبرو خواهند بود که هر یک نیازمند تحلیل، برنامه‌ریزی و واکنش خاص خود هستند. موارد مطرح‌شده در این نوشتار تنها بخشی از مهمترین ابعاد برنامه‌ریزی تداوم کسب‌وکار در چنین شرایطی بوده‌اند؛ بی‌تردید، موضوعات دیگری نیز وجود دارد که می‌تواند در مورد توجه قرار گیرد.
